Το γραφείο υποδοχής είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν οι συμμετέχοντες όταν μπαίνουν στο χώρο του συνεδρίου.
Εκεί γίνεται η υποδοχή των συμμετεχόντων και είναι ο χώρος που χαρακτηρίζει το σύνολο των υπηρεσιών αλλά και τον διοργανωτή. Ο χώρος πρέπει να είναι φιλικός, ενδιαφέρων και με σωστή διαρρύθμιση.
Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη διαρρύθμισης. Μπορεί να είναι χώροι απλοί και λειτουργικοί ή πιο ιδιαίτεροι και ειδικά προσαρμοσμένοι σε πιο εξειδικευμένες απαιτήσεις.
Όποια και να είναι η περίσταση, ο βασικός στόχος είναι οι συμμετέχοντες να νιώσουν ευπρόσδεκτοι.
Σύμφωνα με την εμπειρία μας, τα πιο απλά σχέδια είναι καμιά φορά και τα καλύτερα και στις περισσότερες περιπτώσεις ακολουθείται αυτή η στρατηγική.
Οι εξατομικευμένες εναλλακτικές λύσεις μπορεί να καταφέρουν να ξεχωρίσουν και να τραβήξουν την προσοχή χρησιμοποιώντας πρωτότυπα μέσα και συνήθως ζητούνται και υλοποιούνται για ειδικά project και θεματικές εκδηλώσεις.
